Управление на документооборота

Предназначение:

Приложение за автоматизиранe на управлението на вътрешния и външния документооборот, както и за изграждане и управление на електронен архив на документите.

Цели:

Опростяване и улесняване на ежедневните процеси. Осигуряване на по-добро управление на организацията и повишена производителност на нейните сътрудници.

По-важни функционални възможности:

• Дефиниране на групи, видове документи и схема за номериране;

• Дефиниране на етапи, действия (насочване/резолиране/приключване на документ/преписка и др.), процеси и състояния на документа;

• Поддържане на кореспондентска схема;

• Дефиниране на маршрут за движение на документа/преписката – поддържане на състояния, етапи, изпълнители, отговорници, автоматично изпращане на задачи и др.;

• Единна регистрация на документ, съдържаща: вид на документ, тип на документ, регистрационен номер/дата, допълнителни данни – описание на документ, кореспондентски номер/дата, електронно съдържание;

• Получаване и обработка на електронни документи, подписани с универсален електронен подпис;

• Въвеждане и възлагане на задачи, очаквани и изпълнени резултати, срокове по изпълнение и др.;

• Регистрация на преписки по документи (набор от тематични свързани документи): наименование на преписка, пояснение към преписка, уникален идентификатор на преписка;

• Връзка между документи и преписки – включване на един и същ документ в произволен брой преписки, както и включването на преписка към произволен брой други преписки;

• Архивиране на документи;

• Изготвяне на гъвкави справки в различни аспекти – за регистрираните документи за определен период – по кореспондент, преписка, етап и др.; за предстоящи за изпълнение етапи за период и изпълнител; състояние на документи, преписки и др.