Управление на документооборота

Предназначение:

Приложение за автоматизиранe управлението на вътрешния и външен документооборот, изграждането и управлението на електронен архив на документите.

Цели:

Опростяване и улесняване на ежедневните процеси. Осигуряване на по-добро управление на организацията и повишена производителност на нейните сътрудници.

По-важни функционални възможности:

• Дефиниране на групи, видове документи и схема за номериране;

• Дефиниране на етапи, действия (насочване/резолиране/приключване на документ/преписка и т.н), процеси и състояния на документа;

• Поддържане на кореспондентска схема;

• Дефиниране на маршрут за движение на документа /преписката – поддържане на състояния, етапи, изпълнители, отговорници, автоматично изпращане на задачи и т.н.;

• Единна регистрация на документ, включващо: вид на документ, тип на документ, регистрационен номер/дата, допълнителни данни – описание на документ, кореспондентски номер/дата, електронно съдържание;

• Получаване и обработка на електронни документи подписани с универсален електронен подпис;

• Въвеждане на задачи, насочване, очаквани, изпълнени резултати, срокове по изпълнение и т.н.;

• Регистрация на преписки по документи (набор от тематични свързани документи)- наименование на преписка; пояснение към преписка; уникален идентификатор на преписка;

• Връзка между документи и преписки – включване на един и същ документ в произволен брой преписки както и включването на преписка към произволен брой други преписки.

• Архивиране на документи;

• Изготвяне на гъвкави справки в различни аспекти – за регистрираните документи за определен период – по кореспондент, преписка, етап и др.; за предстоящи за изпълнение етапи за период и по изпълнител; състояние на документи, преписки и др.;